副官業務の研修って？

先日、弊所海事顧問の登米先生から、所内向けの教育として副官業務に関するご講話を頂きました。

副官とは、陸海空の自衛隊に存在するお仕事の一つであり、指揮官を補佐し、指揮官の庶務を司るとされています。登米先生は、過去に副官の職務をご経験されているため、今回は、副官の業務内容や副官時代のエピソードをお伺いすることができました。

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副官業務とは？

副官は、指揮官に同行して指揮官のスケジュール管理を遂行することがあれば、掃除や靴磨きなど、日常の業務を支援することもあるそうです。それに加えて、来客・電話対応やスケジュール・会食の調整、資料等の作成、情報収集・報告、会議のロジなども、副官が担当する範囲になるとのことでした。

このように広範囲な業務を担当する副官業務でありますが、その中には「してはいけないこと」「すべきでないこと」もいくつかあるようです。個人的に最も印象的だった、副官業務で「してはいけないこと」「すべきでないこと」は、通訳業務です。民間企業などの秘書とは異なり、副官は、どれだけ言語ができたとしても、通訳をしてはいけないのだそうです。その理由としては、相手の発言に対して、万が一にも誤訳をしてしまった場合には、政治問題に発展してしまう可能性があるため、専門の人に任せるべきだから、と教えて頂きました。

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メイガスでは、どうして副官業務を勉強するの？

自衛隊の副官と民間企業の秘書は似ているようで色々と異なる点があります。民間企業の秘書は、（キャリア的に）将来的に自分に秘書がつくことはありませんが、自衛隊の副官は将来的に自分が出世して副官がつくことは当然想定されています。副官業務は、将来的に自分が指揮官になる前に見聞を広めて、指揮官の仕事を間近でみるための勉強の機会にもなっています。

弊所の秘書業務はどちらかといえば自衛隊の副官業務に近く、プロの秘書になることを目指すのではなく、むしろ秘書業務を通して「自分だったらどうするか」「上司はなぜそうしたのか」を上司の近くで学び続けるように言われます。そのため、今回は自衛隊の副官業務の研修をお願いしたという次第でした。

弊所の若手職員にとって、副官業務での気づかいのポイントやその対応の仕方は、特に学びとなる箇所でした。会食の目的に応じた飲食店や宿泊施設の選び方と注意点など、今日から役に立つような内容ばかりで、上司に対して日々の秘書業務を遂行するときや、外部の方に対する接遇業務を遂行するときに助かる内容をたくさん教えて頂けました。

また、上司から「うまくやっといて」といった漠然とした指示をされるとちょっと困ってしまいますが、そのようなときには遠慮なくコミュニケーションをとるべきなど、社会人として重要なことも教えて頂きました。

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職員の感想

「副官業務とメイガスの接遇業務・秘書業務には重なる部分があるため、今回のご講話は大変勉強になりました」

「生々しい貴重なお話をお伺いできて、とても勉強になりました。明日から役立つ内容ばかりでした」

「上司の立場として、秘書業務についてくれている部下に『ワシにあれこれ説明さすな。なんもかんもうまいようにやれ』などと丸投げ指示をしてはいけないなと改めて思いました」