弊所では、お客様をおもてなしする『接遇業務』があります。基本的には弊所代表が直接行い、他の職員はたまに送迎などのサポートに回るだけなのですが、実態はどのようなものなのか質問してきました！
接遇業務とは？必要性は？
直接お話ししないと収集できないような、生きた情報を得るために、色々な人と様々な交流を行う必要があります。そのためには、一緒に食事をしたり、ホームパーティーに招待したり、反対にご家庭にお邪魔することも重要な手段です。雑談から非常に重要な情報が得られることも多いのです。
また、情報を得る以外にも、信頼できる外部の協力者を探し、いざ何か困ったことが起きた際に助け合える関係を作ることも必要です。
困ったこととは？
例えば、弊所のクライアントが某国で子会社を作って現地で製品を販売する際に、現地の法令が気になるわけですが、あまり法令情報が電子化されていない国が相手で、現地の行政当局に問い合わせても、なぜか返事もしてくれないのです。
そこで、仲良くなった現地の協力者の方に連絡すると、「実際はこの法令は一切自国で運用されていないし、摘発された事例もない。監督する部署も稼働していない。細則も何も定められていない」と実態を教えてくれたりするのです。
こうしたことは、調べてもなかなかわからない。だからこそ、現地の情報に精通した外部の方と仲良くなっておくことが重要です。
どういう相手を接遇するのですか？
あまり詳しくは言えませんが、外国の弁護士や、国内外の要人の方が多いですね。たまに、国内の士業（※ 行政書士、税理士などの◯◯士で終わる国家資格者のこと）の先生をおもてなしすることもあります。珍しいところだと、海外の学校の校長先生なども今までに2人ほどおもてなししたことがあります。
クライアントとか行政の方への接遇はないんですか？
うちではクライアント様を接待することはほとんどありません。もちろん、行政への接待も行いません。色々な問題がありますからね。
クライアント様とか、行政の方とは、平素より接する機会が多いので、接遇ではなく平素の我々の働きをみて信頼して頂きたいと考えています。
接遇業務では何か準備はいるのでしょうか？
例えば自宅で会食がある場合は、1週間前から相手の好みや食文化・宗教・歴史的背景などから、料理・食事内容を考えたり、材料を買い出したり、窓ガラスまで掃除します。
外国人相手の場合は、本当は相手の国にあわせた花を飾ったりもしたいのですが、なかなか手が回りません。例えばウクライナの方が来られたときは、花瓶に水色と黄色の花を用意しておきました。
お店に連れて行くだけでなく、自宅会食を行う必要もあるんですか？
お店に行くことが多いですけど、外国でホームパーティーに招待してくれたことがある相手が来日する場合は、こちらもホームパーティーにご招待しないと失礼になってしまうのかな、と。
後は、自宅だと情報漏洩の心配がないのも大きいですね。外食する際に、料亭の個室を事前にチェックするわけにもなかなかいきませんから。
自宅ならではのおもてなしはありますか？
最近は、仲良くしている書家の先生に来てもらって、外国人の方の名前を漢字で書いてもらうことをお願いしたりしていますが、これは大変好評です。
あと、相手が何回も来日している方だと、寿司などの代表的な和食は食べた経験があると思いますから、ふりかけや肉じゃがなどをご用意したり、あえて家庭料理らしいものを味わってもらうことで新鮮さを感じてもらい、喜ばせることができたこともあります。
逆に相手の自宅にお招きされることもありますか？
もちろんあります。去年はタイのVIPの方のホームパーティーにご招待された際に、ウェルカムドリンクを出して頂いたのですが、ココナッツを割ってストローを刺してジュースを飲めるようにしてくれていて、大変楽しかったです。そして、私がフルーツが好きだということがわかると、ご自宅の庭を案内して頂き、育てているバナナやベルガモットを見せてもらったり、心温まる歓迎を受けました。
相手によっておもてなしは変えるのですか？
当然。私もSNSに写真を投稿するのが好きなゲストが来たときは、インスタ映えを狙って舟盛りがでてくる料亭でもてなしたりしています。
外国の方だからって、母国の料理を用意するわけではないんですね
そうです、むしろ、会議でも紅茶とコーヒーのどちらが良いか聞いたところ、「せっかく日本に来たのにJapanese Teaはないの？」と冗談めかしたリクエストをされたことがあり、それ以来、焙じ茶と緑茶は用意するようにしています。
美味しいお茶とか、美味しい食事が大事ですね
例えば、私のパーティーでの料理が良ければ、「先生の選ぶお店なら」とか、「大沢さんが作った料理を食べられるなら」と、普段は社交の場にでてこない人でも来てくれたりします。
そうすると、「普段は来ない◯◯さんがいるのなら」と、色んな人が集まってきて、うちが情報交換の拠点になることもできるわけです。だから、料理一つとっても、おもてなしには手が抜けません。
おもてなしで苦労することはありますか？語学が大変そうだと思いました
語学だけでなく知識の不足も痛感します。
まず日本人として自分自身が、日本の観光名所や日本文化に詳しくないといけません。相手が「30年前に日本に来た時に新潟で食べたGreen Sobaが食べたい」とか、「富士山と桜と五重塔が一緒に写ってるこの写真はどこで撮れるんだ」と聞いてきた時に、「多分茶蕎麦じゃなくてへぎ蕎麦かな」、「それは山梨の新倉山浅間公園で」とか答えて、お店や公園を案内できると、大変盛り上がります。
ですが、別にメイガスは旅行代理店ではないですから、観光名所を知るだけでは足りなくて、日本文化についても雑談で聞かれたりします。
例えば、海外の方から「ナイフやフォークは縦におくけど、お箸は横に置くのはなんで？」「Chinese Restaurantではお箸は縦だったね」などと不意に聞かれたりするわけです。そこを答えられないと非常に恥ずかしいような気がします。