弊所では、上司（役員）を補佐する『秘書業務』があります。しかし、一般企業の秘書とは少し違いもあるようです。実態はどのようなものなのか質問してきました！
弊所には専門の秘書の方はいないですよね？
弊所には専任の秘書はいませんし、今後も秘書の採用予定はありません。
一般企業の秘書と異なり、弊所の秘書業務は、配置や役職ではなく、あくまで“業務”です。誰がやるものと決まっているわけでもなく、毎日同じ人が秘書業務につくわけではありません。
仕事内容が、普通の秘書と違う？
弊所の秘書業務は一般の秘書と異なり、庶務・接遇だけを行うわけではありません。
普通の秘書は上司本人のみを助けるのに対して、弊所の補助業務はそれに加えて、上司の役職そのものの業務を助ける意味合いと、今後のための勉強の意味合いが強いです。
例えば会議中、普通の秘書はお茶の減り具合とおかわりの有無とか、次のスケジュールまでの残り時間などを確認していますが、弊所の秘書業務ではそれだけでなく、会議内容をよく聞き、自分が上司の立場ならどう発言するかなどをよく考え、後で上司に「あのときはどうしてああいう風に答えたのですか」、「先方の質問はどういう意図ですか」などと復習する必要があります。
上司の業務そのものを助けるとは、具体的には何をしますか？
例えば、「お客さんが輸入する製品AのPSE判定に必要な書類と、輸入事業開始に必要な書類を取り寄せて、届出の準備をして下さい。念の為に登記もみといて欲しい」という指示が出た場合、製品Aの仕様書やパンフレットをクライアントに要求し、判定に際して不足する情報があれば追加要求を行います。
また、登記情報を請求し、届出先の管轄（経産省？それともどこかの経産局？）をチェックします。さらに、不明な点があれば当局と打ち合わせをして、必要な調査をして、打ち合わせ議事録や根拠資料と共に報告します。報告までに時間がかかりそうであれば、目安や進捗を伝えることも忘れてはいけません。
もちろん、いきなりこんな完璧な対応はできませんから、最終的な理想形と考えて下さい。まずは庶務から、一つずつできるようになっていきましょう。
この場では、ただ、弊所の秘書業務は上司本人のサポートだけでなく、上司の業務のサポートが含まれる、という意味を実感してもらえれば十分です。
秘書業務につく前に、何か事前教育はありますか？
普段の業務の知識を活かして秘書業務にも取り組んでもらうのですが、秘書っぽい教育内容としては、ビジネスマナー、文章起案、車両の運転、郵便の出し方などですかね。とにかく、様々な内容を学んでもらっています。
「郵便くらい出せるよ」と思うかも知れませんが、レターパックライトとプラスの違いや、特定記録や配達証明や簡易書留など、普段なんとなく指定している様々なオプションサービスについて復習する良い機会だと思います。また、国際郵便の出し方についても学んでもらいますが、これは流石にプライベートでは経験がない人の方が多いでしょう。
また、接遇業務の一環でゲストをパーティーや会食等に招待する際や、ホテルの宿泊券等を送る場合は、弊所のロゴが入った封蝋を施しますが、こちらも秘書業務ですね。弊所の水澤が、「Youtubeとかでシーリングスタンプを押す動画をたくさんみてたけど、まさか自分で押す日がくるとは」と驚いてました。なかなか、練習しないと綺麗に押せないんですよ。普通の印鑑での押印より難しいです。ただ、普通の印鑑と違ってやり直せるので、そんなに緊張しないでもいいかもしれません。
秘書業務はどういう人が任されますか？
全ての新任職員が任されます。なぜなら、弊所では、秘書業務を教育機会として捉えているからです。
秘書業務では、上司がクライアントを訪問したり、出張するときに随行するなど、上司に近いところで働きますが、それにより見聞を広められます。秘書業務では部外者の応対や他社・他事務所への訪問が多く、準備や調整は大変ですが、色々な場所に随行して、色々な人に接することができます。
そして、秘書業務は永久の担当ではないため、秘書業務のプロになる必要はなく、秘書業務で得られた経験を活かして自己の成長に結びつけることが、秘書業務自体の成功よりも大事と思っています。
とはいえ、上司の思考が断絶しないように心がけることは大事です。秘書業務担当者は上司が雑事に時間と労力を割かれないように、庶務や雑事をサポートすることもやはり大事です。そして、上司の思考を先行して言われる前に準備ができていることを目指します。上司に「それはダメです」「それは違います」と言えるようになるのが理想です。
秘書検定は必要ですか？
不要です。先程説明したように、プロの秘書になってほしいのではなく、秘書業務を通して成長してほしいためです。ただ、興味が出たので取りたいということであれば応援します。
また、国際秘書検定（CBS）については資格手当（年間36万円）の対象となりますので、せっかくならそちらを目指してみても良いかも知れません。他に、国会議員政策担当秘書資格は年間90万円の資格手当の対象となります。